1. Konstituering
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand, personaleansvarlig og sekretær samt andre poster efter aftale.
Suppleanter indtræder som bestyrelsesmedlemmer i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.
Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om de personale- og personforhold, der kommer til deres kundskab under udførelse af bestyrelseshvervet. Denne tavshedspligt gælder også efter udtræden af bestyrelsen.
2. Bestyrelsesmøder
Afholdes normalt 1 gang om måneden, dog undtaget juli. Bestyrelsen kan derudover afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom.
Formanden eller sekretæren efter aftale med formanden indkalder med forslag til dagsorden via e-mail/facebook/messenger til bestyrelsesmøderne med 7 dages varsel. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlig forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Dagsorden (ekskl. bilagsmateriale) offentliggøres på foreningens hjemmeside ved indkaldelse.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 medlemmer er til stede (se vedtægter for antal), heraf formand eller næstformand.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens.
I ekstraordinær tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsesmedlemmer må ikke refere fra bestyrelsesmøder før der foreligger et godkendt referat. Og må generelt ikke refere hvad de enkelte bestyrelsesmedlemmer her sagt. Bestyrelsen aftaler hvem der varetager kommunikationsopgaver efter bestyrelsesmøder.
Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Vindinge Rideklub's bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emne og evt. skriftligt materiale til sekretæren/klubbens mail.
Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom.
3. Dagsorden
Dagsorden for bestyrelsens møder har følgende faste punker:
4. Mødested
Møderne afholdes på Vindinge Rideklub, i nærheden heraf eller online.
5. Referater
Sekretæren eller substitut udarbejder et beslutnings- og webreferat fra bestyrelsesmøderne. Referatet fremsendes, senest 5 dage efter mødet, via e-mail/facebook/messenger til de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer til godkendelse. Såfremt der ikke er indsigelser til referatet inden for 5 dage betragtes referatet som godkendt. Senest 3 dage efter godkendelse offentliggøres web-referat på foreningens hjemmeside, og beslutningsreferat underskrives seneste på næstkommende bestyrelsesmøde.
Hvis ikke andet er aftalt kommunikerer sekretær eller formand på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.
Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde.
Er et bestyrelsesmedlem ikke enig flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.
6. Bestyrelsens ansvar og opgaver
Bestyrelsens grundlæggende opgave er at indfri Vindinge Rideklub's formål og varetage medlemmernes, pensionærernes og rideskolerytternes interesser, samt have gode relationer til DRF's distrikt 3 og andre rideklubber i distrikter. Derudover at varetage medlemmernes ridesportslige interesser.
Bestyrelsen fører tilsyn med RKV's udvalg samt sikrer, at udvalgets og personalets arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med RKV's love og/eller bestyrelsens anvisninger.
Bestyrelsens godkender større investering og budgetter for drift inden den pågældende periodes begyndelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet.
7. Habilitet
Bestyrelsesmedlemmer underskriver ved indtrædelse i bestyrelsen:
og skal oplyse om medlemskab af andre bestyrelser, som kan have betydning for bedømmelse af den pågældendes habilitet.
Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen strakt underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.
8. Regnskaber
Procedurer for bogføring:
Løn:
Regnskabafslutning skal bestå af:
Saldobalancer:
9. Forretningsudvalget.
Forretningsudvalget har til opgave at lede driften af ridecentret i tæt samarbejde med personalet. Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det forretningsudvalget at give en orientering:
Forretningsudvalget udpeges af bestyrelsen og består som minimum af formand, kasserer og personaleansvarlig. Den personaleansvarlige forestår den umiddelbare ledelse af og tilsyn med personalet.
10. Rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer
Det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer, og bestyrelsen opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre medlemmer til at opstille.
Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt rummer de kompetencer rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden.
11. Ændring af forretningsorden
Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Retningslinjer for god ledelse skal opfattes som supplement til den beskrevne forretningsorden for bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer underskriver retningslinjer for god ledelse.
I. Vindinge Rideklub
Vindinge Rideklub's grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers, pensionærers og rideskolerytteres interesser samt at have gode relationer til DRF's distrikt 3 og andre rideklubber i området. Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Vindinge Rideklub's medlemmers ridesportslige interesser.
II. Åbenhed og gennemsigtighed
Bestyrelsen er over for Vindinge Rideklub's medlemmer ansvarlig for at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed.
For at sikre medlemmernes direkte indflydelse, afholdes der klubmøder mindst en gang i kvartalet. Her fremlægges emner af væsentlig betydning for Vindinge Rideklub.
III. Bestyrelsens opgaver og ansvar
Retningslinjer:
1. Bestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede bestyrelse, og alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede bestyrelse.
2. Der udarbejdes en arbejds- og opgave beskrivelse, som indeholder en beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver. Næstformanden skal kunne fungere i tilfælde af formandens forfald og i øvrigt være en effektiv sparringspartner til denne.
3. Formanden har et særligt ansvar for at sikre, at bestyrelsen fungere tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde. Formanden påser i den forbindelse, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for Vindinge Rideklub.
4. Bestyrelsens forretningsorden er et effektivt redskab til løsning af bestyrelsens opgaver. Forretningsordenen gennemgås mindst én gang årligt af den samlede bestyrelse med henblik på at sikre, at forretningsordenen altid et tilpasset Vindinge Rideklub's behov.
5. Bestyrelsens mødefrekvens tilrettelægges således, at bestyrelsen hele tiden kan være en effektiv sparringspartner for udvalgene og kan reagere hurtigt og effektivt.
6. Det enkelte bestyrelsesmedlem gør sig klart, hvilke tidsmæssige krav bestyrelsesarbejdet stille og afsætter tilstrækkelig tid til sine opgaver i bestyrelsen.
7. Bestyrelsen evaluerer sit arbejde én gang årligt inden den årlige ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen respekterer, at det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer og opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at søge at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre personer til at opstille til valg og gøre generalforsamlingen opmærksom på de overvejelser, der er sket i forbindelse med dette.
Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt set rummer de kompetencer, rideklubben har brug for. Det er ligegledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden. Er denne ikke tilstede, vil bestyrelsesarbejdet ikke fungere optimalt.
De ni kompetencer for bestyrelsesmedlemmer:
I relation til punkt 9, ekspertise, er det en fordel, såfremt ekspertisen er inden for foreningens kerneområder: Klubdrift, ridesporten, stævner, personaleledelse og uddannelse ligesom det er en fordel med personer, som har en kommerciel og mediemæssig profil.
Der tilstræbes en ligelig kønsfordeling i bestyrelsen.
